* Reuniões de Trabalho

As reuniões de trabalho, são algo bastante presente no mundo do secretariado, e para que esta corra da melhor forma, é necessário seguir alguns passos. Antes de começar uma reunião, cumpre-se as seguintes tarefas: fazer um plano, divulgar o plano da reunião e antecipar o que pode correr mal. Quando se prepara a reunião, tem de haver a certificação de que todos compreendem o que se espera como resultado da reunião, ou seja, o objectivo desta deverá estar claro para todos. O secretariado, tem de executar quase todas as tarefas de preparação, realização e conclusão desta. Também é este que convoca os participantes, que escolhe o sítio a ser realizada, que escreve a acta, e os relatórios. É importante para os técnicos de secretariado, utilizar a agenda como linha de orientação durante o desenrolar da reunião, e ter sempre o material certo à mão, por exemplo, durante o decorrer da reunião utilizar um bloco para se tirar notas. Após a sua realização, é necessário repassar as conclusões da reunião, testar o alinhamento de todos com ela e executar as seguintes tarefas:

• Preparar a acta para membros dos grupos;
• Enviar o mais rápido possível a acta;
• Avaliar a reunião de forma rápida;
• Começar o planeamento da próxima reunião.

Existem vários tipos de reuniões, estas podem ser electrónicas ou reuniões alargadas ou internacionais. As reuniões electrónicas é uma noção que assenta nas reuniões tradicionais, contudo com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes, ou seja, assistirem a esta através de um meio informático. Desta forma, facilita e garante a participação de todos os participantes, e tal como nas tradicionais existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião denominado Facilitador. Já nas reuniões alargadas ou internacionais inclui-se a conferência (que se trata de uma reunião de pessoas para discutir um interesse comum ou um assunto importante); a reunião (que é o encontro de duas ou mais pessoas com o propósito de discutir algum tema ou realizar alguma actividade); o seminário (é uma técnica de aprendizagem que inclui pesquisa, discussão e debate. Não é uma leitura de texto mas sim uma troca de ideias entre quem apresenta e quem assiste); o simpósio (este conta com a presença de um coordenador, os expositores não debatem entre si os temas apresentados, mas as perguntas, respostas e o próprio debate são efectuados directamente aos participantes); o workshop (num workshop estimulam-se trabalhos de recortes, de construção em subgrupos, de organizações de painéis, de plenárias com recursos multimédia); e o acontecimento público (é um conjunto de actividades profissionais desenvolvidas com o objectivo de alcançar um determinado público).