* O Arquivo

O arquivo trata-se de um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização ou por um indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução das suas actividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários modelos e vários suportes, e as entidades detentoras de arquivo podem ser públicas, institucionais, comerciais e pessoais. As empresas, devido à sua actividade profissional, possuem diversos tipos de documentos, como: facturas, cartas, contratos, cópias dos documentos emitidos e recebidos pela empresa, legislação oficial, recortes de jornal, entre muitos outros, dependendo da função da empresa. Todos estes documentos têm de ser conservados, pois constituem a “memória” desta podendo ser, sempre que necessário, consultados e reconstituir através destes os factos passados. No entanto, existe a necessidade de organizar toda esta informação de forma a possibilitar tomadas de decisão em tempo útil e assegurar o fornecimento de a informação com rapidez, garantindo assim um melhor funcionamento dos serviços administrativos e reflectindo-se na própria empresa. O arquivo tem as seguintes funções:

• Classificar os documentos de acordo com critérios previamente definidos;
• Ordenar e arquivar os documentos classificados;
• Conservar os documentos;
• Permitir o acesso rápido aos documentos.

O registo e a classificação dos documentos exigem o conhecimento dos vários sistemas de classificação e ordenação dos documentos, bem como das respectivas vantagens e desvantagens. Portanto, temos a Classificação Alfabética (classificam-se os documentos pela sucessão de letras do alfabeto, este é considerado um sistema aberto), a Classificação Numérica (é feita com base num número normalmente progressivo, este sistema é bastante utilizado nas empresas, sendo atribuídos números aos documentos expedidos e aos documentos recebidos), a Classificação Cronológica (os documentos são classificados com base na data de emissão, recepção ou aquisição. Geralmente, o documento de data de emissão mais recente é o último a ser arquivado), a Classificação Geográfica (os documentos são ordenados pelos seus elementos geográficos: país, região, distrito. Conselho, etc. …Após esta primeira classificação segue-se uma segunda, a classificação alfabética), e por último a Classificação Ideológica (Neste sistema os documentos são agrupados por assuntos ou temas).

Quantos á sua forma, o arquivo pode ser

• Horizontal;
• Plano Vertical;

Quanto à sua localização este pode ser:

• Centralizado;
• Descentralizado;

No arquivo centralizado, existe apenas um sector responsável pelo mesmo e por todos os documentos da empresa, por outro lado, no arquivo descentralizado, cada serviço ou departamento está responsável pelo seu próprio arquivo.